Доля паперового документа Згідно з чинним законодавством (Закон № 1217-IX), фінальною датою для переведення паперових трудових книжок у цифровий формат визначено 10 червня 2026 року. Цей момент стане логічним завершенням п’ятирічного адаптаційного періоду, який розпочався у 2021 році для остаточного впровадження електронного обліку професійної діяльності громадян.
Процедуру оцифрування мають право ініціювати як безпосередньо роботодавці, так і самі громадяни, скориставшись вебпорталом Пенсійного фонду України (ПФУ).
Зараз за недотримання термінів оцифрування адміністративні санкції або штрафи не передбачені, ігнорування цього процесу може створити суттєві перешкоди в майбутньому. Відсутність відомостей у державному реєстрі часто стає причиною затримок при оформленні пенсійних виплат або виникає потреба у додатковому документальному підтвердженні стажу.
Варто зауважити, що у парламенті вже зареєстровано законопроєкт № 14257. Ця ініціатива пропонує пролонгувати термін завантаження даних на весь період дії воєнного стану та на три роки після його скасування. Проте, доки цей документ не ухвалено, офіційним орієнтиром залишається літо 2026 року.
Після оцифрування паперова книжка повертається працівнику на зберігання як офіційний документ. Якщо працівник бажає, роботодавець може продовжувати дублювати в ній записи паралельно з електронним обліком. Вимоги до сканування У Пенсійному фонді нагадують, що набутий до 1 січня 2004 року стаж враховується за даними трудової книжки, виданої при працевлаштуванні. Після цієї дати – за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Тому в разі втрати трудової книжки чи інших документів, що підтверджують стаж, його може бути важно зарахувати. Для того, щоб убезпечити себе, варто вчасно оцифрувати трудову.
До слова, оцифрувати можна будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Крім трудової книжки, це також можуть бути:
– документи про здобуття освіти;
– свідоцтво про народження дитини (для жінок);
– військовий квиток;
– у разі втрати трудової: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Подати до ПФУ оцифровану книжку можна через портал електронних послуг. Для цього слід зайти в особистий кабінет, обрати розділ “Комунікації з ПФУ” і “Відомості про трудові відносини”.
Відскановані копії трудової книжки мають відповідати таким вимогам:
– бути кольоровими;
– повинні бути сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
– бути чіткими й відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
– формат зображення має бути .jpg або .pdf;
– розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.
Порожні сторінки трудової книжки не потрібно сканувати. І додатково повідомляти про те, що частина сторінок не була відсканована через відсутність записів, не треба.
Для пенсіонерів оцифрування трудових книжок необов’язкове: якщо пенсію вже призначено, то всі дані вже враховані Пенсійним фондом. Проте для перевірки стажу або працюючим пенсіонерам рекомендують подати скановані копії через портал ПФУ до 10 червня 2026 року.
Якщо ж немає можливості це зробити самостійно, можна звернутися за допомогою до роботодавця або у сервісний центр ПФУ.
Важливо, що оцифрування є безкоштовним і забезпечує прозорість даних про стаж, знижуючи ризик втрати документів. Що не зарахують до стажу Найчастіше при нарахуванні пенсії не зараховують періоди зі страхового стажу, коли не сплачували єдиний соціальний внесок (ЄСВ) або були помилки в документах.
Через це навіть тривалий трудовий стаж не завжди гарантує призначення пенсії.
Під час визначення права на пенсію береться до уваги не весь трудовий шлях. У ПФУ пояснюють, що до страхового стажу включають лише ті місяці та роки, за які фактично сплачено єдиний соціальний внесок і які мають належне документальне підтвердження.
Тобто Пенсійний фонд зараховує лише підтверджений страховий стаж. Через це частина його може бути втрачена, а в окремих випадках людина взагалі може не набрати мінімально необхідний стаж для виходу на пенсію.
Найпоширенішою причиною незарахування стажу є неофіційна зайнятість. Якщо трудові відносини не були оформлені належним чином або роботодавець не сплачував ЄСВ, такий період до стажу не включається.
У разі часткової сплати внеску стаж зараховується пропорційно сплаченій сумі. Якщо ж внески не сплачувалися зовсім, цей період повністю виключають зі стажу.
Крім того, проблеми з обліком стажу можуть виникати через:
– відсутність записів або помилки у трудовій книжці;
– неправильні дати, відсутні печатки чи неточні формулювання;
– навчання у закладах вищої освіти до 2004 року, якщо воно не підтверджене відповідними документами.
У ПФУ також звертають увагу на роботу за цивільно-правовими договорами, особливо у період до 2016 року. У багатьох випадках при такому форматі праці ЄСВ не сплачувався, тому відповідні періоди не включаються до страхового стажу.
Окремо варто врахувати, що період роботи за кордоном можуть не зарахувати, якщо між Україною та відповідною державою не укладено угоду про взаємне визнання страхового стажу.
Водночас законодавство передбачає можливість зарахування окремих періодів навіть без фактичної сплати внесків. До них належать, зокрема, військова служба та мобілізація, відпустка по догляду за дитиною до трьох років, а також періоди простою – за умови сплати роботодавцем мінімального страхового внеску.
А ось навчання у вищих, середніх спеціальних навчальних закладах, училищах та на курсах, за денною формою з 1 січня 2004 року не входить до страхового стажу. З цієї дати набув чинності Закон № 1058-IV, який запровадив поняття “страховий стаж” та враховує лише ті періоди, за які сплачено страхові внески.
Галина Гірак
Оцифрування трудових книжок: чому це важливо зробити до червня
